Blog

Overstappen van narrowcasting leverancier: 7 praktische stappen

Je bent niet langer tevreden met je huidige narrowcastingplatform. De software sluit niet meer goed aan, belangrijke koppelingen ontbreken of de ondersteuning laat te wensen over. Toch stel je de overstap uit. Want hoe verhuis je tientallen schermen naar een nieuw platform zonder hoge kosten, technische problemen of langdurige onderbrekingen?

Geen zorgen. Overstappen naar een andere narrowcastingleverancier hoeft geen ingewikkeld migratieproject te zijn. Vaak kun je bestaande schermen gewoon blijven gebruiken en is het mogelijk om meerdere locaties binnen korte tijd over te zetten.

In dit artikel lees je in 7 praktische stappen hoe een overstap naar een nieuw narrowcastingplatform eruitziet. Zo weet je waar je op moet letten en hoe je met minimale hinder overstapt.

Meer informatie

1. Breng je huidige narrowcastingomgeving in kaart

Een succesvolle overstap begint met een duidelijk overzicht van de huidige situatie. Welke schermen hangen er binnen de organisatie? Op hoeveel locaties? Welke players worden gebruikt? Zijn er professionele schermen met een SOC (System On Chip)? Hoe zijn deze schermen aangesloten op het netwerk?

Breng ook in kaart wie verantwoordelijk is voor het beheer van de content. Wordt alles centraal aangestuurd door de communicatieafdeling of kunnen verschillende locaties en afdelingen zelf berichten plaatsen? Let daarbij onder andere op:

het aantal schermen en locaties;
het merk, type en bouwjaar van de schermen;
de gebruikte players of ingebouwde systemen;
de aanwezige internet- en stroomvoorzieningen;
bestaande koppelingen met andere systemen;
gebruikers, rollen en rechten;
de huidige afspeellijsten en content.

Door deze informatie vooraf te verzamelen, voorkom je verrassingen tijdens de overstap. Bovendien wordt sneller duidelijk welke onderdelen je kunt behouden en welke onderdelen aan vervanging toe zijn.

Meer informatie

2. Onderzoek welke schermen je kunt blijven gebruiken

Veel organisaties denken dat zij bij een overstap direct alle narrowcastingschermen moeten vervangen. In de praktijk is dat lang niet altijd nodig. Functioneren de bestaande schermen nog goed en voldoen ze aan de technische eisen? Dan kunnen ze meestal gewoon blijven hangen. Met een externe player sluit je het scherm aan op het nieuwe narrowcastingplatform. Zo vernieuw je de software en aansturing, zonder onnodig te investeren.

Meer informatie

Dat levert direct verschillende voordelen op:

je bespaart op de aanschaf van nieuwe hardware;
de overstap kan sneller worden uitgevoerd;
medewerkers en bezoekers ervaren minder hinder;
goed functionerende apparatuur krijgt een langere levensduur;
je voorkomt onnodig elektronisch afval.

Bij Spark Narrowcasting kijken we daarom eerst naar wat er al aanwezig is. Zo vervang je alleen wat echt nodig is en behoud je de hardware die nog prima functioneert.

Meer informatie

3. Kies een passende player voor ieder scherm

De player vormt de verbinding tussen het scherm en de narrowcastingsoftware. Deze compacte computer zorgt ervoor dat de juiste content op het juiste moment wordt afgespeeld. Welke player je nodig hebt, hangt af van de locatie, het type scherm en de content die je wilt tonen. Een eenvoudig informatiescherm stelt bijvoorbeeld andere eisen dan een scherm waarop zware video’s, dashboards of live koppelingen worden weergegeven.

Meer informatie

Bij een overstap kunnen zowel nieuwe als refurbished players worden ingezet. Refurbished players zijn gebruikte apparaten die professioneel zijn gereinigd, gecontroleerd, waar nodig gerepareerd en uitgebreid getest. Hierdoor leveren ze betrouwbare prestaties, maar zijn ze vaak voordeliger dan nieuwe modellen.

Meer informatie

De voordelen van refurbished players

1. Lagere investeringskosten
Refurbished hardware is aanzienlijk voordeliger dan vergelijkbare nieuwe apparatuur. Hierdoor wordt de overstap financieel toegankelijker, zeker wanneer je tientallen schermen wilt overzetten.

2. Duurzamere oplossing
Door bestaande apparaten opnieuw in te zetten, verlengen je de levensduur van hardware en beperk je de hoeveelheid elektronisch afval. Dat maakt refurbished players een verantwoorde keuze.

3. Betrouwbare prestaties
De players worden vooraf grondig gecontroleerd en getest. Zo weet je zeker dat de hardware geschikt is voor stabiel en langdurig gebruik.

4. Snel beschikbaar
Wanneer vooraf duidelijk is welke player op welke locatie nodig is, kan de installatie snel en gestructureerd worden uitgevoerd.

Zo kies je per scherm voor een oplossing die technisch betrouwbaar, betaalbaar en toekomstbestendig is.

Meer over onze refurbished players lees je op onze website: Refurbished clients bij Spark Narrowcasting: duurzaam en efficiënt.

4. Controleer of de nieuwe software bij je organisatie past

Een overstap is hét moment om opnieuw te bekijken wat jouw organisatie nodig heeft. Kijk daarom vooral naar de meerwaarde van de oplossing en niet alleen naar de investering. De beste narrowcastingoplossing is de oplossing die aansluit bij de dagelijkse praktijk.

Is de applicatie bijvoorbeeld eenvoudig te gebruiken? Kunnen meerdere medewerkers ermee werken? Hoe snel toont de content zich op het scherm? En kun je content centraal beheren, terwijl locaties toch ruimte houden om zelf berichten toe te voegen?

Let bij het vergelijken van narrowcastingleveranciers onder andere op:

de gebruiksvriendelijkheid van de beheerapplicatie;
de mogelijkheden voor gebruikersrollen en rechten;
de beschikbaarheid van integraties en koppelingen;
de mogelijkheden binnen de eigen huisstijl;
informatiebeveiliging en privacy;
monitoring van schermen en players;
training en begeleiding van gebruikers;
bereikbaarheid van de servicedesk;
ondersteuning tijdens en na de overstap.

Denk ook vooruit. Een oplossing die vandaag precies voldoende mogelijkheden biedt, kan over een paar jaar te beperkt zijn. Kies daarom voor een platform dat kan meegroeien met de wensen van je organisatie.

Meer informatie

5. Maak vooraf een duidelijk plan van aanpak

Bij een organisatie met meerdere locaties en tientallen (of nog meer) schermen wil je precies weten wat er tijdens de overstap gaat gebeuren. Een goed plan van aanpak voorkomt vertraging. Onduidelijkheid en onverwachte technische problemen.

Daarom brengen we vooraf alle schermen, players en locaties in kaart. Vervolgens koppelen we de juiste hardware aan iedere schermlocatie. Ook leggen we vast welke volgorde de schermen worden overgezet en wie binnen de organisatie betrokken moet zijn.

In het plan van aanpak staan bijvoorbeeld:

de planning per locatie;
de benodigde hardware;
de netwerk- en stroomvoorzieningen;
de verantwoordelijkheden van Spark en de klant;
de gewenste content en vormgeving;
het moment waarop het oude systeem wordt uitgeschakeld;
de controles die na de installatie worden uitgevoerd.

Zo weet iedereen vooraf wat er moet gebeuren en kan de installatie op de overstapdag efficiënt worden uitgevoerd.

Meer informatie

6. Bereid de content en gebruikers voor

De techniek is slechts één onderdeel van de overstap. Ook de content en de mensen die met het systeem gaan werken, moeten goed worden voorbereid. Bepaal daarom vooraf welke bestaande content je wilt behouden. Dit is meteen een goed moment om verouderde berichten, dubbele templates en ongebruikte afspeellijsten op te ruimen. Vervolgens kan de content opnieuw worden ingericht binnen de huisstijl van de organisatie.

Meer informatie

Denk daarnaast na over de verdeling van gebruikers en rechten. Wie mag content maken? Wie monitort de schermen? En wie bepaalt op welke locaties en tijdstippen een bericht wordt getoond? Door gebruikers vooraf te trainen, kunnen zij na de overstap direct met de nieuwe narrowcastingapplicatie aan de slag. Hierdoor voorkom je dat het platform technisch gereed is, maar medewerkers nog niet weten hoe zij het moeten gebruiken.

Meer informatie

7. Voer de overstap snel en gestructureerd uit

Zijn de schermen geinventariseerd, de juiste players geselecteerd en de gebruikers voorbereid? Dan kan de daadwerkelijke overstap plaatsvinden. Bij een goede voorbereiding kunnen 10 tot 100 schermen vaak binnen één dag worden overgezet. De bestaande schermen blijven hangen, de nieuwe refurbished players worden aangesloten en de schermen worden gekoppeld aan het nieuwe narrowcastingplatform. Dit betekent:

minimale hinder voor medewerkers, bezoekers of studenten;
geen langdurig migratietraject;
de organisatie kan tijdens de werkzaamheden blijven functioneren;
alle schermen worden na installatie gecontroleerd;
je kunt snel aan de slag met het nieuwe narrowcastingplatform.

Zo verandert een overstap van een omvangrijk ICT-project in een praktisch en beheersbaar proces.

Meer informatie

Praktijkvoorbeeld: Hogeschool Windesheim

Bij Spark Narrowcasting hebben we al meerdere grote organisaties succesvol geholpen met de overstap naar een nieuw narrowcasting systeem. Een goed voorbeeld is hogeschool Windesheim. Daar hebben we een grote aantal schermen op locatie binnen één dag overgezet en in de tussentijd bleef de organisatie gewoon in bedrijf. Studenten en medewerkers ondervonden hierbij minimale hinder. Dit laat zien dat een snelle overstap naar een nieuwe narrowcasting leverancier prima mogelijk is, mits het goed wordt voorbereid. Lees meer in onze klantcase over hogeschool Windesheim.

Meer informatie

Overstappen van leverancier hoeft niet ingewikkeld te zijn

Wil je af van een verouderd of beperkt narrowcasting systeem dat niet meer bij je past? Maar zie je op tegen de kosten of complexiteit van een overstap? Bij Spark Narrowcasting denken we graag met je mee. Daarom kijken we altijd eerst naar jouw situatie. Welke schermen hangen er al? Welke informatie wil je tonen? En wie beheert de content? Op basis daarvan adviseren we wat praktisch werkt.

Door bestaande schermen te hergebruiken, refurbished players in te zetten en te werken met een strak plan van aanpak, maken we overstappen eenvoudiger, sneller en betaalbaarder. Bij Spark Narrowcasting geloven we dat een goed narrowcasting systeem niet alleen gebruiksvriendelijk en flexibel is, maar ook duurzaam en praktisch uitvoerbaar.

Meer informatie

Jouw partner in narrowcasting

Bij Spark Narrowcasting doen we dit al jaren met veel plezier voor diverse bedrijven en organisaties, waaronder zorg, onderwijs, overheid en cultuur. Onze betrouwbaarheid, veiligheid en gebruiksvriendelijkheid maken ons de ideale partner voor jouw narrowcasting-behoeften.

Wil je weten of jouw schermen geschikt zijn voor een overstap naar Spark Narrowcasting ? Of ben je benieuwd hoe we jouw organisatie binnen één dag kunnen overzetten op een nieuw narrowcasting systeem? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Neem contact met ons op