Overheid

Gestroomlijnde interne communicatie

Alkmaar is een prachtstad in een sterke regio. Het bestuur wil het beste voor de samenleving. Deze opgave staat centraal in alles wat Gemeente Alkmaar doet. Dat doen ze niet alleen, maar samen met inwoners, ondernemers en instellingen. De samenleving verandert voortdurend. Het is de uitdaging om hier steeds bij aan te sluiten door simpel, snel en slim samen te werken. Dat begint van binnenuit.

Het project
In het Stadskantoor van Gemeente Alkmaar zijn de bestaande schermen vervangen door geavanceerde Spark Narrowcasting-schermen. Deze schermen zijn bedoeld om de interne communicatie te stroomlijnen en tegelijkertijd een mobiel scherm in te zetten voor externe communicatie. Elk scherm krijgt een eigen kanaal met een specifieke afspeellijst, waarbij gestart wordt met een organisatiebrede lijst.

De interne communicatie is primair gericht op Team Alkmaar. De inhoud omvat actuele mededelingen, vacatures, en berichten over personeelswijzigingen. Gemeente Alkmaar heeft specifieke wensen voor de presentatie van deze informatie, waaronder het gebruik van QR-codes en het gemeentelogo, met de mogelijkheid om voor interne communicatie te kiezen uit primaire en secundaire kleuren.

De afspeellijst wordt verrijkt met een koppeling met de bGrid-applicatie voor een overzicht van beschikbare werkplekken per verdieping. Ook is er een nieuwsfeed van het Noord-Hollands Dagblad geïntegreerd, die naar keuze kan worden aangepast of uitgebreid.

Microsoft Sharepoint koppeling
Gemeente Alkmaar heeft een koppeling met Sharepoint toegevoegd aan hun Spark Narrowcasting-systeem. Hierdoor kan Gemeente Alkmaar nu makkelijk video's en foto's vanuit Sharepoint direct gebruiken in Spark Narrowcasting. Verder zorgt deze integratie ervoor dat de nieuwsberichten uit Sharepoint naadloos worden geïntegreerd in het Spark Narrowcasting-systeem, waardoor dubbele invoer wordt voorkomen en de efficiëntie wordt verhoogd.

Gemeente Alkmaar kan zelf kiezen welke mappen in Spark Narrowcasting gebruikt worden. We stellen alles goed in voor de organisatie of een specifieke locatie. Zo kan iedereen bij Gemeente Alkmaar kiezen welke informatie uit Sharepoint getoond wordt op de schermen. Dit maakt het makkelijk om de juiste informatie te laten zien, precies zoals de gebruiker dat wil.

Bevindingen Gemeente Alkmaar
_{Esther Willemse (Communicatie regisseur)}
"Kind kan de was doen! De software is zo gebruiksvriendelijk dat echt alle collega’s van team communicatie gemakkelijk hun weg vinden in het maken of aanpassen van de sheets. Ook zonder een uitgebreide instructie. Wat ook een grote verbetering voor ons is, is het vooruit klaar kunnen zetten van nieuwe sheets en het meegeven van een eindtijd/datum. Ook het op gezette tijden in en uitschakelen van de schermen ervaren we als een echt plus."

Meer informatie