Blog
Programma van eisen voor narrowcasting: in 7 stappen een sterk PvE opstellen
Een nieuwe narrowcastingoplossing inkopen of aanbesteden? Dan komt er vaak meer bij kijken dan alleen offertes vergelijken. Voor overheidsinstellingen gelden aanbestedingsregels, maar ook andere organisaties vragen vaak meerdere offertes op en moeten verschillende belangen afwegen, bijvoorbeeld van Communicatie, ICT en facilitair.
Een goed programma van eisen voor narrowcasting, ook wel een PvE, helpt om leveranciers eerlijk en gestructureerd te vergelijken. Je legt vooraf vast wat de oplossing minimaal moet kunnen, welke mogelijkheden gewenst zijn en welke criteria belangrijk zijn bij de beoordeling. Zo zorg je ervoor dat de gekozen oplossing beter aansluit op je organisatie. In dit artikel vind je 7 praktische stappen voor het opstellen van een programma van eisen voor narrowcasting.
Meer informatie
1. Betrek de juiste afdelingen
- Communicatie voor doelstellingen, content en huisstijl;
- ICT voor beveiliging, netwerk en integraties;
- Facilitair voor schermlocaties, stroom, beugels en onderhoud.
2. Formuleer duidelijke doelen
Een goed programma van eisen voor narrowcasting begint met een duidelijke doelstelling: wat wil je met narrowcasting bereiken? Bepaal eerst waarom je narrowcasting wilt inzetten. Wil je:
- Interne communicatie verbeteren
- Bezoekers of klanten informeren
- Informatie op verschillende locaties tonen
- Wachttijden aangenamer maken
- De beleving op locatie versterken.
Een duidelijke doelstelling helpt leveranciers om een passend voorstel te doen en maakt intern helder waarom de investering nodig is.
Meer informatie3. Breng locaties en schermen in kaart
Een programma van eisen voor narrowcasting beschrijft waar de schermen komen en onder welke omstandigheden ze gebruikt worden. Maak duidelijk waar en hoe narrowcasting gebruikt gaat worden. Denk aan:
- Het aantal locaties en schermen
- De plaatsing van de schermen
- Binnen- of buitengebruik
- Bestaande hardware gebruiken
- Het formaat en de oriëntatie van de schermen
- Beschikbare stroom- en netwerkverbindingen
- Bijzondere omstandigheden, zoals lichtinval, zichtafstand of publieke ruimtes.
Hoe concreter dit overzicht is, hoe beter leveranciers kunnen adviseren of offreren.
Meer informatie4. Beschrijf de gewenste functionaliteiten
De functionele eisen in een PvE beschrijven wat het narrowcastingsysteem minimaal moet kunnen en welke functionaliteiten gewenst zijn. Leg vast wat het narrowcastingsysteem moet kunnen. Maak daarbij duidelijk onderscheid tussen eisen en wensen. Voorbeelden zijn:
- Content online beheren via een online platform
- Gebruikersrechten instellen
- Content plannen per datum, tijd of locatie
- Schermen groeperen
- Huisstijltemplates gebruiken
- Nieuws, weersvoorspelling of social media tonen
- Noodmeldingen direct publiceren
- Integraties met systemen zoals intranet, roostersoftware, SharePoint, Power BI of andere systemen.
Beoordeel eisen en wensen afzonderlijk en ken waar mogelijk een prioriteit toe. Zo wordt duidelijk welke functionaliteiten noodzakelijk zijn en welke optioneel.
Meer informatie5. Denk aan beheer en gebruiksgemak
Een narrowcastingsysteem moet eenvoudig te gebruiken zijn. Leg daarom in je PvE vast wie de content beheert en hoe dat proces eruitziet. Denk aan vragen zoals:
- Wie mag content plaatsen?
- Zijn er meerdere beheerders nodig?
- Moeten locaties zelf content kunnen beheren?
- Is training of ondersteuning nodig?
Gebruiksgemak is belangrijk voor succes op de lange termijn. Een narrowcastingsysteem dat prettig werkt, wordt vaker en beter gebruikt.
Meer informatie6. Neem techniek en veiligheid mee
Betrek ICT bij het vaststellen van de technische eisen voor je narrowcastingoplossing. Denk aan:
- Hosting, databeveiliging, AVG en privacy
- Gebruikersbeheer en netwerkvereisten
- Updates en onderhoud
- Monitoring van schermen
- Beschikbaarheid narrowcastingplatform
- Support en responstijden
- Schaalbaarheid in de toekomst.
Zo voorkom je technische problemen of vertraging later in het traject.
Meer informatie7. Maak de beoordeling van leveranciers transparant
Een transparante beoordelingsmatrix helpt je om leveranciers van narrowcasting eerlijk en objectief te vergelijken. Leg vooraf vast hoe je leveranciers gaat beoordelen. Kijk niet alleen naar prijs, maar ook naar:
- Functionaliteit
- Gebruiksgemak
- Technische kwaliteit en veiligheid
- Implementatieaanpak
- Support en service
- Ervaring met vergelijkbare organisaties
- Mogelijkheden voor doorontwikkeling.
Zo vergelijk je offertes op een eerlijke en objectieve manier.
Meer informatieEen goede voorbereiding maakt het verschil
Een goede aanbesteding of offerteaanvraag voor een narrowcastingsysteem begint met een helder programma van eisen. Een goed programma van eisen helpt je om vooraf de juiste vragen te stellen. Door betrokken afdelingen, doelstellingen, locaties en schermen, functionaliteiten, beheer, techniek en de beoordeling van leveranciers duidelijk vast te leggen, ontstaat een completer beeld van wat jouw organisatie nodig heeft.
Bij Spark Narrowcasting denken we graag mee met organisaties die zich oriënteren op narrowcasting of bezig zijn met een aanbesteding. Een goede voorbereiding vormt de basis voor een succesvolle narrowcastingoplossing.
Meer informatieZelf aan de slag met je programma van eisen voor narrowcasting?
Om je op weg te helpen, hebben we een praktische beoordelingsmatrix voor narrowcasting ontwikkeld. Met deze beoordelingsmatrix maak je jou programma van eisen voor narrowcasting compleet en vergelijk je narrowcastingleveranciers op een gestructureerde en objectieve manier.
Bepaal welke criteria voor jouw organisatie het belangrijkst zijn, ken hier een weging aan toe en beoordeel iedere leverancier op dezelfde onderdelen. Zo kijk je niet alleen naar prijs, maar ook naar gebruiksgemak, veiligheid, implementatie en service. Daarmee creëer je een goede basis voor interne afstemming, een offerteaanvraag of een aanbesteding.
Meer informatieMaak jouw PvE compleet
Vraag de beoordelingsmatrix aan
Vraag via het formulier onze beoordelingsmatrix voor narrowcasting aan. Je ontvangt per e-mail een downloadlink.
- Eisen en wensen overzichtelijk vastleggen.
- Prioriteiten en weging bepalen.
- Leveranciers objectief vergelijken.
- Ga goed voorbereid aan de slag.
Jouw partner in narrowcasting
Bij Spark Narrowcasting doen we dit al jaren met veel plezier voor diverse bedrijven en organisaties, waaronder zorg, onderwijs, overheid en cultuur. Onze betrouwbaarheid, veiligheid en gebruiksvriendelijkheid maken ons de ideale partner voor jouw narrowcasting-behoeften.
Plan een adviesgesprek
Wil je sparren over de eisen, wensen en technische randvoorwaarden voor jouw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.